Guía para Pymes y profesionales independientes

La transformación digital no solo es una moda o una nueva forma de trabajar, no implica tan solo usar un computador para producir, o como muchas veces se ha descrito, como el uso de redes sociales para realizar publicidad, es un concepto mucho más grande que vamos a analizar.

Esta transformación termina teniendo como resultado una revolución industrial, que se hace a través de la producción de bienes y servicios a través de medios digitales, su promoción y documentación.

Se han creado realidades híbridas de trabajo, herramientas, almacenamiento, procesamiento de datos, medios de pago, producción multimedia y el comando de equipos y aparatos que se puedas conectar a la red de datos.

Es por ello que analizaremos cada uno de los elementos que componen dicha digitalización y que permiten que todo ocurra. Específicamente la infraestructura y herramientas de interacción con clientes y entre los miembros de una empresa, con la finalidad de crear una oficina virtual.

Esta será la base para entender el nuevo paradigma y proveerá ideas de negocios e inversiones en cada componente de la transformación digital.

1. Las redes de comunicación

Una red de datos es un concepto muy amplio, existen redes locales que pueden ser de casa o de oficina; existen redes de área extendida para unir varias localidades, oficinas en diferentes espacios físicos e incluso más grandes para el manejo de datos de ciudades o para proveer servicios como la telefonía, manejar maquinarias o dotar de streaming a una comunidad.

(Consultar: Redes 5G, Internet de las cosas iOT, Redes de área metropolitana.)

Sin importar el objetivo o el tamaño, todas necesitan de equipamiento para que nuestro entorno cercano se pueda conectar al mundo y hacer su trabajo usando de manera casi transparente toda esa infraestructura y equipamiento.

Este equipamiento va desde un sencillo router provisto por el proveedor de internet hasta una compleja infraestructura de red que contiene servidores, firewalls, switches, routers, antenas y demás elementos que harán posible que sistemas de software y todo tipo de servicios puedan funcionar en nuestros dispositivos.

2. Qué es una Nube o Cloud ?

Una infraestructura como la descrita arriba es una NUBE o CLOUD, a la cual nos conectamos y consumimos sus funcionalidades y contenido sin saber realmente lo que está por detrás.

Estas nubes pueden ser gratuitas, pagadas, públicas, privadas, propias o alquiladas…. podemos arrendar desde un espacio en disco duro hasta un complejo sistema, “parquear” un software en un servidor alquilado y ahorrar en la compra de uno propio…. es decir que podemos construir y operar un negocio tan solo alquilando un espacio, instalando lo que necesito y operándolo adecuadamente. Si todo sale mal, pues apagamos el “switch” y listo !.

(Consultar: SaaS Software como Servicio)

3. Las herramientas de producción y oficina

Hasta ahora todo se ha tratado de los “fierros” que hacen posible trabajar, pero trabajar no es otra cosa que interactuar con personas y flujos de procesos a través de sistemas y soluciones. La plataforma de mensajería, reuniones, calendario, flujo de trabajo y las herramientas de creación de documentos, presentaciones y hojas de cálculo son vitales para organizar una operación virtual.

3.1 Software de Producción específica – Varios

En este punto me quiero referir a los programas especializados según la profesión, sean estos de diseño gráfico, edición de audio y video, interacción con equipamiento, diseño arquitectónico o cualquier otro tema que sea una extensión o complemento de una profesión u oficio específico. Esto es importante pues es la razón de existir de una pequeña oficina, su corazón y muchas veces su única herramienta realmente importante. Existen de todo tipo, deben usarse y sobre todo documentarse sus cantidades y versiones para que aporten al crecimiento. Hoy muchas de ellas son bajo modelo Freemium (Canva, Sketchup, etc ) y se debe tener claro las condiciones de uso de cada tipo de versión y las que estamos usando.

Mi recomendación es seguir el orden natural del diseño de las herramientas, es decir, usarlas gratis mientras sea posible y acceder a las versiones de paga cuando sea necesario.

3.2 Las herramientas web. Páginas, plataformas, tiendas.

Tener una página web puede ser algo sencillo o muy complejo dependiendo del objetivo de la página, de la interacción que se desea y del papel que se quiere que cumpla en el negocio.

Si estás en una etapa de transformación digital lo mejor es tener una página con funciones básicas que cuente eso si con una excelente presentación, mientras creas una que cumpla los objetivos reales de un sitio web que aporte al negocio.

Lo que es importante es que una versión muy básica pueda enseñar la imagen de la empresa al mundo, hable claramente de la empresa y sus actividades y pueda recoger de los visitantes la información necesaria que puede ir tan profundamente como las cookies, los formularios, los emails y los chatbots me lo permitan.

No hablaremos en este post de comercio electrónico por lo grande y complejo del tema, sin embargo es importante que se maneje bien y de forma profesional.

3.3 La interacción (Call y Contact centers)

Para interactuar con los clientes, usuarios y compañeros de trabajo no solo basta con usar las herramientas de chat o video llamada. Efectivamente este post es para decirte que si crees que usas watsapp y zoom y crees que eres “digital”, estás equivocado y que eso es lo mínimo que se espera de una persona o empresa que sabe leer y escribir en una era digital.

Eso no necesita explicación ni ciencia y no merece más que una mención desde el punto de vista de una transformación digital profesional. Estamos que la interacción enfocada en la adquisición, retención de clientes, el compartir archivos, video y aprendizaje, hacerlo tanto en tiempo real como de manera asincrónica (asegurando respuesta pero no de manera inmediata); tiene por detrás la implementación de plataformas de administración de canales de comunicación.

Esta comunicación e interacción por todos los medios y formas posibles (canales) se conoce como OMINICANALIDAD, y es un concepto importante para las empresas de hoy.

Por demás está decir que esta interacción no solo debe darse se forma fácil y natural, sino que debe estar registrada y medida por dos objetivos fundamentales, la conversión y la retención. La primera es para convertir en clientes facturados a usuarios normales y la segunda en para mantenerlos como clientes incluso si hay problemas.

4. Invitación

La invitación está dada entonces a que se construya un plan adecuado, conociendo una situación inicial e imaginando una adecuada, entender a diferencia entre las dos situaciones, las necesidades, objetivos, tiempos, responsables y presupuestos.

Carlos Miranda

trivuvip.com